Politique sur la protection des renseignements personnels
1. Introduction
Cette politique vise à vous informer de l’engagement de Le Groupe Gesco-Star Ltée et ses filiales (ci-après «Gesco-Star» ou «nous», selon le cas) à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés et qu’elle recueille, détient, utilise et communique à des tiers dans le cadre de l’exploitation de son entreprise.
Cette politique vise aussi à vous informer sur ses pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels et sur les moyens pris par Gesco-Star afin de les protéger.
2. Renseignements personnels
Un renseignement personnel se défini comme étant tout renseignement qui concerne un individu et qui permet de l’identifier, quelle que soit la nature de son support et la forme sous laquelle il est accessible : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Cependant, les renseignements concernant l’exercice par un individu d’une fonction au sein d’une entreprise, tel que son nom, son titre professionnel ainsi que son adresse postale, son adresse électronique et son numéro de téléphone professionnels ne constituent pas des renseignements personnels.
3. Collecte et utilisation de renseignements personnels
Les seuls renseignements personnels que nous recueillons sont ceux pour lesquels nous avons un intérêt sérieux et légitime à la collecte et nous les utilisons uniquement aux fins indiquées et auxquelles vous avez consenti lors de la collecte, sauf lorsque la loi nous y autorise ou nous y oblige.
La nature et la sensibilité des renseignements personnels que nous recueillons diffèrent selon votre statut d’employé, de clients, de fournisseurs ou autres par rapport à Gesco-Star, selon les fins auxquelles ces renseignements sont recueillis et selon les exigences auxquelles nous devons légalement nous conformer.
Les fins spécifiques pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis sont déterminées avant la collecte et visent généralement à vous fournir les produits et services demandés, à confirmer votre identité, à vous protéger contre la fraude, à gérer notre relation avec vous, à faire respecter nos droits et les droits de tiers ou à satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
Par exemple, nous sommes susceptibles de recueillir notamment les renseignements suivants dans les contextes énumérés ci-dessous:
- Aux fins de l’évaluation d’un candidat potentiel dans un contexte de recrutement: un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité, les antécédents professionnels, les affiliations professionnelles, etc.;
- Aux fins de gérer notre relation employeur-employé: certains renseignements exigés aux fins de l’impôt, tel qu’une date de naissance et un numéro d’assurance sociale, ainsi que d’autres données d’identification et de vérification des antécédents, tel qu’une copie d’un permis de conduire ou d’un passeport, etc.;
- Aux fins de l’ouverture d’un dossier client ou fournisseur: des coordonnées, tel qu’une adresse postale et une adresse électronique, ainsi que des renseignements financiers, tel que de l’information relative à un compte bancaire;
- Dans le cadre de la consultation de notre site Web ou de nos réseaux sociaux: des renseignements techniques, tel que les détails concernant votre visite ou votre interaction avec notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et autres technologies de suivi.
Nous recueillons ces renseignements personnels de différentes manières, soit en personne, par écrit, par l’entremise de notre site web ou de nos réseaux sociaux, par courriel, par téléphone, par visioconférence ainsi qu’auprès de tiers dans la mesure où vous y consentez ou en vertu d’une disposition législative nous autorisant à le faire.
4. Consentement
Sous réserve des dispositions législatives applicables, nous vous demandons votre consentement préalablement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels à des fins spécifiques, lequel doit être manifeste, libre et éclairé. Celui-ci vous est généralement demandé de manière expresse et par écrit.
Votre consentement peut être donné de différentes manières, soit par vous-même ou par l’entremise de votre représentant dûment autorisé, tel qu’un individu détenant une procuration ou un mandat valide en votre nom ou par le titulaire de l’autorité parentale dans le cas d’un mineur de moins de 14 ans.
Nous vous demandons également votre consentement advenant toute autre collecte, utilisation ou divulgation de vos renseignements ou si les fins pour lesquelles vos renseignements ont initialement été recueillis viennent à changer, sous réserve de certaines exceptions applicables en vertu de la loi. Par exemple, vos renseignements personnels pourraient être utilisés à une autre fin sans votre consentement lorsque leur utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont initialement été recueillis ou lorsque leur utilisation est manifestement réalisée pour votre bénéfice.
Certaines autres situations particulières peuvent faire en sorte que nous recueillions, utilisions ou divulguions vos renseignements personnels sans avoir préalablement obtenu votre consentement ou sans vous en informer lorsque la loi nous y autorise ou nous y oblige.
Sachez que vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements en tout temps, dans les circonstances prévues par la loi. Dans un tel cas, veuillez communiquer avec nous de la manière prévue à l’article 11 ci-dessous et nous vous ferons parvenir un formulaire de retrait de consentement à compléter pour donner effet à votre demande.
5. Exactitude et rectification des renseignements personnels
Nous prenons des mesures raisonnables afin de nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts et qu’ils demeurent à jour.
Nous vous invitons à communiquer avec nous de la manière prévue à l’article 11 ci-dessous pour nous faire part de toute mise à jour de vos renseignements personnels en temps opportun.
Néanmoins, si vous constatez qu’un renseignement que nous détenons à votre égard est inexact, incomplet ou équivoque, veuillez communiquer avec nous de la manière prévue à l’article 11 ci-dessous afin que ce renseignement soit rectifié.
6. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sous réserve d’une durée de conservation particulière prévue par une loi applicable, d’un litige en cours ou prévisible ou d’exigences contractuelles, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour nous conformer à nos obligations légales.
À l’échéance de cette durée, vos renseignements personnels sont détruits ou anonymisés. S’ils sont détruits, nous prenons des mesures raisonnables afin que leur confidentialité soit préservée au cours du processus de destruction.
7. Responsabilité et mesures de sécurité
Nous adhérons aux principes énoncés par la loi pour assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
À cet effet, nous maintenons des mesures de sécurité organisationnelle, telles que des mesures de protection physiques, techniques et administratives, dans le but de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, copie, utilisation, modification et divulgation non autorisés et contre toute autre forme illégale de traitement de ces renseignements.
Nous prenons également des mesures pour nous assurer que seuls les membres de notre personnel ayant raisonnablement besoin de connaître vos renseignements personnels aux fins de l’exercice de leur fonction y aient effectivement accès.
Dans l’éventualité où vos renseignements personnels seraient transmis à des fournisseurs de services à des fins de traitement ou de stockage électronique dans le cadre de nos activités, que ces fournisseurs soient situés au Québec ou à l’extérieur du Québec , nous prenons les moyens raisonnables afin que ceux-ci se conforment aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et nous veillons à ce que vos renseignements bénéficient d’un niveau de protection adéquat. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément aux lois en vigueur dans ce pays.
Malgré ce qui précède, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est totalement sécuritaire. Nous ne pouvons donc pas totalement garantir la sécurité des renseignements que vous nous confiez.
Nous ne pouvons pas non plus totalement garantir que vos renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits dans le cadre d’une violation des mesures de protection que nous avons mises en place.
Si vous avez des motifs de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez s’il vous plait communiquer avec nous de la manière prévue à l’article 11 ci-dessous.
8. Incident de confidentialité
Un incident de confidentialité se défini comme étant un accès, une utilisation ou une communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi, la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Lorsque nous avons des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel en notre possession s’est produit, nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice ne soit causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent.
Si nous jugeons qu’un préjudice sérieux risque d’être causé à l’individu dont un renseignement personnel est concerné par un incident, nous avisons la Commission d’accès à l’information ainsi que, sous réserve des dispositions légales applicables, l’individu concerné par un tel incident.
Un registre des incidents de confidentialité est tenu à jour conformément aux dispositions légales applicables.
9. Demande d’accès aux renseignements et modifications
Sous réserve de certaines exceptions législatives applicables, vous avez le droit de recevoir de notre part, sur demande, une confirmation à l’effet que nous détenons ou non des renseignements personnels vous concernant et, le cas échéant, d’en recevoir communication et d’en obtenir copie moyennant des frais raisonnables, si applicable.
Si vous souhaitez nous transmettre une telle demande d’accès, veuillez s’il vous plait communiquer avec nous de la manière prévue à l’article 11 ci-dessous.
10. Mise en garde
La présente politique ne s’applique pas aux sites web appartenant à des tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site web. Gesco-Star n’est nullement responsable à l’égard de tels sites web de tiers.
Si vous cliquez sur un lien qui vous achemine vers un site web appartenant à un tiers, ce tiers disposera de ses propres politiques en matière de protection des renseignements personnels, que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels à l’égard d’autres individus (comme vos clients, administrateurs, dirigeants, actionnaires ou vos propriétaires ultimes véritables), vous devez vous assurer d’avoir préalablement obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.
11. Pour nous joindre
Pour formuler toute question, préoccupation ou commentaire à l’égard de la présente politique, pour effectuer une demande d’accès, de retrait de consentement ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour formuler une plainte, veuillez s’il vous plait communiquer par écrit avec nous aux coordonnées ci-dessous et votre demande sera traitée dans un délai raisonnable:
Par courriel:
À l’attention de Katherine Grondin
Responsable de la protection des renseignements personnels
rp@gescostar.com
Par la poste:
Le Groupe Gesco-Star Ltée
À l’attention de Katherine Grondin
Responsable de la protection des renseignements personnels
2590, boulevard Laurier, bureau 500
Québec (Québec) G1V 4M6
12. Mise à jour de la politique
Le contenu de la présente politique, le contenu de nos sites web et la manière dont nous utilisons les témoins, le cas échéant, pourraient être revus périodiquement, notamment lors de tout changement à la législation applicable. [Selon 8.2 de la loi RP, la modification de la politique de confidentialité doit faire l’objet d’un avis.]
Par conséquent, nous vous encourageons vivement à consulter la présente politique régulièrement et chaque fois que vous visitez nos sites web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.
La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 22 septembre 2023.
